Para la carga de una factura en Colppy, se debe ingresar al módulo Proveedores, solapa "Gestión de Proveedores". En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el proveedor al cual se le desea cargar el comprobante (ya sea factura o nota de débito), y luego hacer click sobre el botón "Agregar Factura".
A continuación se abrirá un menú con 3 opciones. Seleccionar "Contado". (Figura 1)
Figura 1
Esta pantalla se utiliza para registrar facturas que son canceladas al momento de la compra.
Figura 2
Ya con la ventana abierta (Figura 2) se puede comenzar a completar la información del comprobante:
• Fecha Fecha Contable: Es la fecha en la cual se registró contablemente la factura. Se podrá colocar manualmente o con ayuda del calendario.
NOTA 1: El filtro por fecha del Reporte IVA Compras y Listado de Facturas es por Fecha Contable. |
• Fecha de Factura: Es la fecha que tiene la factura del proveedor. Se podrá colocar manualmente o con ayuda del calendario.
• Selección del Tipo de comprobante (Factura o Nota de débito)
• Selección del Tipo de Factura (A , B o C )
• Ingreso del Nro. de Factura (4 dígitos para el prefijo y 8 para el número)
• Descripción del comprobante (en este caso de la compra efectuada)
• I Items Factura: para ingresar los ítems facturados, hay 3 opciones:
-Opción 1: Cargar sólo la descripción de los items, aunque no estén dados de alta en el inventario.
Para ingresar ítems que no fueron dados de alta en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario y la alícuota de IVA (se cargará por defecto la alícuota ingresada en la solapa "Otra Información" del proveedor, si se definió la Cuenta de Gastos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la compra (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Gastos en la solapa "Otra Información" del proveedor).
| NOTA 2: las cuentas que se desplegarán para seleccionar en el campo Cuenta son las que tienen Tipo de Cuenta = "Bienes de Cambio", "Bienes de Uso", "Otros Créditos", "Gastos", "Resultados Financieros", "Otros Ingresos" y "Egresos". |
-Opción 2: Cargar : Cargar ítems que fueron dados de alta en el inventario
La selección de ítems que fueron dados de alta en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a) Buscar ítems por el campo Código:
Al hacer click en el campo Código, se abre un menú desplegable con los códigos de los ítems que fueron dados de alta en el inventario
La selección de ítems que fueron dados de alta en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código como filtro. (Figura 3)
Figura 3
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripción, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem. (Figura 4)
Figura 4
b) Buscar ítems por el campo CódigoDescripción:
Al hacer click en el campo CódigoDescripción, se abre un menú desplegable con los códigos las descripciones de los ítems items que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código de la descripción como filtro. (Figura 35)
Figura 35
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripciónel Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem. (Figura 4)
...
Al hacer click en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los items que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra de la descripción como filtro. (Figura 5)
Figura 5
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente el Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem.
•Depósito: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples depósitos en "Configuración inventarios". (Figura 6)
Figura 6
-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem". (Figura 7)
Figura 7
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlace referido al alta de nuevos ítems (Figura 8)
Figura 8
• Note que el cálculo de los impuestos es automático.
Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el ESTADO de la factura: Aprobada (en cuyo caso la factura quedará registrada en la cuenta corriente del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en dicho hasta que se pase al siguiente estado). Finalmente presiona el botón "Salvar".
Recuerde que para poder visualizar las facturas en estado borrador deberá ir a la solapa de Resumen Proveedores.
Adicionalmente, en la parte inferior de la pantalla, se encuentra el sector destinado para la carga del Pago de la factura, con el título "Medios de Pago". Los campos a completar son:
•Depósito: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples depósitos en "Configuración inventarios". (Figura 6)
Figura 6
-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem". (Figura 7)
Figura 7
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlace referido al alta de nuevos ítems (Figura 8)
Figura 8
• Neto Gravado: importe neto gravado por IVA
• Neto no Gravado: importe neto no gravado por IVA
• Total IVA: importe total de IVA. A la derecha figuran los importes por cada alícuota.
• Selección del Tipo de Factura (A , B o C )
• Percepción IVA: para poder ingresar una percepción de IVA, tiene que haber sido configurada en el módulo Empresa→ solapa Datos Impositivos
• Percepción IIBB: para ingresar percepciones de IIBB, se deberá hacer click en "Percepción IIBB" (Figura 2-A). Entonces, se va a desplegar la siguiente pantalla (Figura 3), y se deberá completar la jurisdicción y el Importe. Para agregar más jurisdicciones, hay que hacer click en "Agregar 5 lineas" y para guardar en "Salvar".
Figura 3
IMPORTANTE 1: Se van a desplegar las jurisdicciones que hayan sido dadas de alta en el módulo Empresa→ solapa Datos Impositivos |
• Medios de Pago: en este sector se encuentra una grilla en la cual se debe seleccionar:
- Medio de Pago: Puede ser Efectivo, Transferencia, Cheque Común, Cheque Diferido, Tarjeta, Cheque de Terceros. (Figura 9)
Figura 9
- Origen de Fondo: Seleccionar la cuenta de Tesorería correspondiente (por ejemplo: Banco Citi, Caja en Pesos, Tarjeta VISA). (Figura 10)
Figura 10
- Número de Cheque y Fecha de Pago: para los casos que lo requieran (por ejemplo: pago con cheque).
- Importe.
Hacer click en "Salvar" y la factura quedará registrada se deberán completar para los pagos con cheques.
- Importe.
• Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el Estado de la factura: Pagada (en cuyo caso la factura quedará registrada en la cuenta corriente del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en dicho hasta que se pase al siguiente estado). Recuerde que para poder visualizar las facturas en estado borrador deberá ir a la solapa de Resumen Proveedores.
• Finalmente presiona el botón "Salvar" (Figura 2-B).