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Para la carga de una factura en COLPPY, se debe ingresar a Cuentas por Pagar en la Solapa "Cuentas".
Para la carga de una factura en COLPPY, se debe ingresar al módulo Proveedores, solapa "Gestión de Proveedores" Cuentas por Pagar en la Solapa "Cuentas". En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el proveedor al cual se le desea cargar el comprobante (ya sea factura o nota de débito), y luego hacer click sobre el botón "Agregar Factura".
A continuación se abrirá un menú con 32 opciones. Seleccionar "Contado". (Figura 1)
(Gus: resaltar módulo "Proveedores", solapa "Gestión de Proveedores", botón "Agregar Factura" y opción "Contado")
Figura 1
Esta pantalla se utiliza para registrar facturas que son canceladas al momento de la compra.
Figura 2
Ya con la ventana abierta (Figura 2) se puede comenzar a completar la información del comprobante:
- Fecha Contable (se podrá colocar manualmente o con la ayuda del calendario)
- Fecha de fFactura (se podrá colocar manualmente o con la ayuda del calendario)
- Selección del Tipo de comprobante (Factura o Nota de débito)
- Selección del Tipo de Factura (A , B o C )
- Ingreso del Nro. de Factura (4 dígitos para el prefijo y 8 para el número)
- En cuanto a la Condición de Pago, Fecha de pago, Moneda y Retención de Ganancias, serán completados automáticamente por defecto conforme haya sido configurada la información del proveedor. Sin embargo pueden ser editados y cambiados en el momento de la carga.
- Descripción del comprobante (en este caso de la compra efectuada)
- Ítems Factura: para ingresar los ítems facturados, hay 3 opciones:
-Opción 1: Cargar sólo la descripción de los ítems, aunque no estén dados de alta en el inventario.
Para ingresar ítems que no fueron dados de alta en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario y la alícuota de IVA (se cargará por defecto la alícuota ingresada en la solapa "Otra Información" del proveedor, si se definió la Cuenta de Gastos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la compra (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Gastos en la solapa "Otra Información" del proveedor).
-Opción 2: Cargar ítems que fueron dados de alta en el inventario
La selección de ítems que fueron dados de alta en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a) Buscar ítems por el campo Código:
Al hacer click en el campo Código, se abre un menú desplegable con los códigos de los ítems que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código como filtro.
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripción, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem.
b) Buscar ítems por el campo Descripción:
Al hacer click en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los ítems que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra de la descripción como filtro
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente el Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem.
•Depósito: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples depósitos en "Configuración inventarios"
-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem"
(Gus: resaltar "crear nuevo ítem")
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlace referido al alta de nuevos ítems (Gus: insertar un hipervínculo que lleve a la ayuda "Alta de Ítems" dependiente de la capeta "Gestion de inventarios e ítems")
- Items, hay un espacio de texto en el que se puede escribir una descripción del ítem comprado, y luego detallar UM (unidad de medida), Cantidad y PU (precio unitario).
- Note que el cálculo de los impuestos es automático.
Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el ESTADO de la factura: Aprobada (en cuyo caso la factura quedará registrada en la cuenta corriente del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en dicho hasta que se pase al siguiente estado). Finalmente presiona el botón "Salvar".
Recuerde que para poder visualizar las facturas en estado borrador deberá ir a la solapa de Resumen de Cuentas a Pagar.
Adicionalmente, en la parte inferior de la pantalla, se encuentra el sector destinado para la carga del Pago de la factura, con el título "Medios de Pago". Los campos a completar son:
Medio de Pago: Puede ser Efectivo, Transferencia, Cheque Común, Cheque Diferido, Tarjeta, Cheque de Terceros. (Figura 3)
Figura 3
Origen de Fondo: Seleccionar la cuenta de Tesorería correspondiente (por ejemplo: Banco Citi, Caja en Pesos, Tarjeta VISA). (Figura 4)
Figura 4
Número de Cheque y Fecha de Pago, para los casos que lo requieran (por ejemplo: pago con cheque).
Importe.
Hacer click en "Salvar" y la Factura quedará registrada.