Facturas

Esta funcionalidad permite incorporar de forma masiva facturas de Venta a Colppy.

El procedimiento para Facturas de Compra es exactamente igual que para las de Ventas. Para acceder se debe hacer click sobre el botón "Importar Facturas" en el sector inferior de la solapa Gestión de Clientes. (Figura 1)

Figura 1.

Una vez que se hace click en Importar Facturas, se abre una ventana con las instrucciones para realizar la importación. Los pasos a seguir son los siguientes: (Figura 2)

Figura 2.

PASO 1: DESCARGAR EL ARCHIVO MODELO EN FORMATO EXCEL

Para descargar el archivo modelo con los títulos de las columnas que Colppy necesita para importar sus datos de Facturas se debe hacer click sobre el link "Descargar archivo Modelo". (Figura 3)

Figura 3.

Automáticamente, se abrirá en el Excel la planilla con el modelo de importación: (Figura 4)

Figura 4.

PASO 2: COPIAR LOS DATOS DE LAS FACTURAS EN LA PLANILLA

En este paso se deben copiar y pegar, o ingresar manualmente los datos de las Facturas que se desean importar en la planilla de Excel descargada en el Paso 1. Es importante que los datos que se copian coincidan con los títulos de las columnas previstas en el archivo modelo. (Figura 5)

Figura 5.

Los campos a completar son los siguientes:

• Comprobante: Ingresar las siglas del comprobante que se desea importar.  FAV=Factura Cuenta Corriente;  NCV=Nota de Crédito;  NDV=Nota de Débito; FVC=Factura Contado. Campo Obligatorio.
• Letra: Ingresar la letra del comprobante que se desea importar.  A, B, C, E, M, Z. Campo Obligatorio.
• Cliente: Ingresar la Razón Social del cliente tal como está ingresada en Colppy, si se ingresa el CUIT este campo no es necesario completarlo.
• CUIT: Ingresar la CUIT del cliente, si se ingresa la Razón Social este campo no es obligatorio.
• nroFactura: Se ingresa con el formato  0000-00000000. En caso de querer generar factura electrónica al importar, se debe ingresar en los primeros 4 dígitos el prefijo correspondiente al punto de venta de factura electrónica registrado en Colppy y los 8 dígitos del número, completar con un número cualquiera no utilizado anteriormente. Campo Obligatorio.
• Fecha Factura: Fecha de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio.
• Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio
• Descripción de la Venta: Ingresar la descripción del concepto de la factura. Campo Obligatorio.
• Total Factura: Ingresar el importe total de la factura en formato numérico con 2 decimales. Debe ser igual a la sumatoria de los importes ingresados en los campos IVA 10,5%, IVA 21%, IVA 27%, Neto Gravado $, No Gravado $, Percepción IIBB $ y Percepcion IVA $. Campo Obligatorio.
• IVA 10,5%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.
• IVA 21%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.
• IVA 27%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.
• Neto Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo obligatorio en caso de haber ingresado valores en alguno de los campos IVA 10,5%, IVA 21% o IVA 27%. No debe completarse si no hay valores en IVA 10,5%, IVA 21% ni IVA 27%.
• No Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.
• Percepción IIBB: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.
• Percepción IVA: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.
• Cuenta Ingreso: Ingresar el código de cuenta contable de ingreso en la cual se desea imputar la venta. Campo obligatorio.
• Medio de Cobro: Ingresar el código de cuenta contable en la cual se desea imputar el cobro de la factura en caso de que se trate de una Factura de Venta Contado. Debe tratarse de una cuenta vinculada en el módulo de tesorería a alguna Caja, Banco o Tarjeta. Campo obligatorio de tratarse de Comprobante FVC.

PASO 3: "GUARDAR COMO" ARCHIVO .CSV (DELIMITADO POR COMAS)

Una vez completado el archivo modelo con los datos, se debe cambiar su formato a ".csv (delimitado por comas). (Figura 6)

Figura 6.

Para esto es necesario seleccionar "Guardar Como" en su Excel y cambiar el Tipo de archivo a CSV (delimitado por comas). (Figura 7)

Figura 7.

PASO 4: IMPORTAR EL ARCHIVO .CSV GENERADO

Seleccionar en el archivo .csv generado desde el lugar donde ha sido guardado. (Figuras 9 y 10)

Figura 9.

Figura 10

Al hacer click en "Importar" se realizará el proceso de importación de los datos. (Figura 11)

Figura 11

PASO 5: RESULTADOS DE LA IMPORTACIÓN

Va a llegar un email al correo del usuario con los resultados de la importación de facturas de clientes (en la importación de facturas de proveedores, los resultados se ven en el momento).

El proceso de importación realiza una serie de validaciones respecto de los datos que se desean importar tendientes a:

• Evitar duplicaciones con Facturas ya existentes en Colppy.
• Controlar que los clientes de las facturas a importar estén ingresados en Colppy.
• Controlar los formatos de los datos.
• Verificar los que los importes sean consistentes.
• Verificar que las cuentas contables existan en el plan de cuentas de la empresa en Colppy.

Si el proceso es exitoso, significa que las facturas ya han sido importadas a Colppy. (Figura 12)

Figura 12

En caso de que haya habido duplicaciones o inconsistencias en la importación, esto se informa en pantalla y se permite descargar un archivo Excel con los errores que fueron detectados en cada línea. (Figura 13)

Figura 13

Haciendo click en "Ver Errores detectados" de obtiene en el mismo archivo con los motivos de los errores detectados en la columna "Observaciones". (Figura 14)

Figura 14

Los registros que no aparezcan en el archivo de errores, ya fueron importados de manera satisfactoria.Los registros que contienen errores pueden ser corregidos, y con ese mismo archivo, se puede volver a realizar el proceso de importación desde el paso 3.