Al Contado (Compras)

Para la carga de una factura en Colppy, se debe ingresar al módulo Proveedores, pestaña "Gestión de Proveedores". En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el proveedor al cual se le desea cargar el comprobante (ya sea factura o nota de débito), y luego hacer click sobre el botón "Agregar Factura".
A continuación se abrirá un menú con 3 opciones. Seleccionar "Contado". (Figura 1)
Figura 1

Esta pantalla se utiliza para registrar facturas que son canceladas al momento de la compra.
 Figura 2

Ya con la ventana abierta (Figura 2) se puede comenzar a completar la información del comprobante:
      •   Fecha Contable: Es la fecha en la cual se registró contablemente la factura. Se podrá colocar manualmente o con ayuda del calendario.

      •   Fecha de Factura: Es la fecha que tiene la factura del proveedor. Se podrá colocar manualmente o con ayuda del calendario.
      •   Selección del Tipo de comprobante (Factura o Nota de débito)
      •   Ingreso del Nro. de Factura (4 dígitos para el prefijo y 8 para el número)
      •   Descripción del comprobante (en este caso de la compra efectuada)
      •   Items Factura: para ingresar los ítems facturados, hay 3 opciones:
-Opción 1: Cargar sólo la descripción de los items, aunque no estén dados de alta en el inventario.
Para ingresar ítems que no fueron dados de alta en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario y la alícuota de IVA (se cargará por defecto la alícuota ingresada en la solapa "Otra Información" del proveedor, si se definió la Cuenta de Gastos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la compra (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Gastos en la solapa "Otra Información" del proveedor).

-Opción 2: Cargar ítems que fueron dados de alta en el inventario
La selección de ítems que fueron dados de alta en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a) Buscar ítems por el campo Código:
Al hacer click en el campo Código, se abre un menú desplegable con los códigos de los ítems que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código como filtro. (Figura 3)

Figura 3
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripción, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem. (Figura 4)
Figura 4

b) Buscar ítems por el campo Descripción:
Al hacer click en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los items que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra de la descripción como filtro. (Figura 5)

Figura 5

Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente el Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem.
•Bodegas: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples bodegas en "Configuración inventarios". (Figura 6) 
Figura 6

-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem". (Figura 7)
Figura 7

A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en  este enlace referido al alta de nuevos ítems (Figura 8)

Figura 8
      •   Neto Gravado: importe neto gravado por IVA
      •   Neto no Gravado: importe neto no gravado por IVA
      •   Total IVA: importe total de IVA. A la derecha figuran los importes por cada alícuota.
      •   Retención en la Fuente: para poder ingresar una retención en la fuente , tiene que haber sido configurada en el módulo Empresa→ Pestaña Datos Impositivos
      •   Retención de ICA: para ingresar Retención de ica, se deberá hacer click  en " retenciones de ICA". Entonces, se va a desplegar la siguiente pantalla (Figura 3), y se deberá completar los municipios y el Importe, se desplegaran los municipios cargados en el módulo Empresa→ Pestaña Datos Impositivos. Para agregar más municipios, hay que hacer click en "Agregar 5 lineas" y para guardar en el botón  "guardar".

Figura 3

       •   Medios de Pago: en este sector se encuentra una grilla en la cual se debe seleccionar:
 - Medio de Pago: Puede ser Efectivo, Transferencia, Cheque Común, Cheque Diferido, Tarjeta, Cheque de Terceros. (Figura 9)
Figura 9

- Origen de Fondo: Seleccionar la cuenta de Tesorería correspondiente (por ejemplo: Banco Citi, Caja en Pesos, Tarjeta VISA). (Figura 10)
Figura 10
- Número de Cheque y Fecha de Pago: se deberán completar para los pagos con cheques.
- Importe.
       •   Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el Estado de la factura: Pagada (en cuyo caso la factura quedará registrada en la cuenta corriente del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en la grilla de la solapa Resumen Clientes hasta que se pase al estado "Borrador"). 
        •   Finalmente presiona el botón "Guardar".