A Crédito (Compras)

A Crédito (Compras)

Para la carga de una factura en Colppy, se debe ingresar al módulo Proveedores, Pestaña "Gestión de Proveedores". En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el proveedor al cual se le desea cargar el comprobante (ya sea factura o nota de débito), y luego hacer click sobre el botón "Agregar Factura".
 A continuación se abrirá un menú con 3 opciones. Seleccionar "A Crédito". (Figura 1)
 Figura 1


Esta pantalla se utiliza para registrar facturas que no son canceladas en el momento, sino que es necesario dejar registrada la deuda con el proveedor seleccionado. (Figura 2)
 Figura 2


Ya con la ventana abierta se puede comenzar a completar la información del comprobante:
     •   Fecha Contable: Es la fecha en la cual se registró contablemente la factura. Se podrá colocar manualmente o con ayuda del calendario

NOTA 1: El filtro por fecha del Reporte IVA Compras y Listado de Facturas es por Fecha Contable.

     •   Fecha Factura: Es la fecha que tiene la factura del proveedor. Se podrá colocar manualmente o con ayuda del calendario.
     •   Selección del Tipo de comprobante (Factura o Nota de débito)
     •   Ingreso del Nro. de Factura (4 dígitos para el prefijo y 8 para el número)
     •   Condición de Pago y Fecha Vencimiento serán completados automáticamente por defecto conforme haya sido configurada la información del proveedor. Sin embargo pueden ser editados y cambiados en el momento de la carga.
     •   Descripción del comprobante (en este caso de la compra efectuada)
        En cuanto a las Retenciones, el régimen será completado automáticamente por defecto conforme haya sido configurada la información del proveedor. Sin embargo puede ser editado y cambiado en el momento de la carga.
     •   Items Factura: para ingresar los items facturados, hay 3 opciones:
-Opción 1: Cargar sólo la descripción de los items, aunque no estén dados de alta en el inventario.
Para ingresar items que no fueron dados de alta en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario y la alícuota de IVA (se cargará por defecto la alícuota ingresada en la pestaña "Otra Información" del proveedor, si se definió la Cuenta de Gastos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la venta (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Gastos en la pestaña "Otra Información" del proveedor).

NOTA 2: las cuentas que se desplegarán para seleccionar en el campo Cuenta son las que tienen Tipo de Cuenta = "Bienes de Cambio", "Bienes de Uso", "Otros Créditos", "Gastos", "Resultados Financieros", "Otros Ingresos" y "Egresos".


-Opción 2: Cargar items que fueron dados de alta en el inventario
La selección de ítems que fueron dados de alta en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a) Buscar ítems por el campo Código:
Al hacer click en el campo Código, se abre un menú desplegable con los códigos de los items que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código como filtro. (Figura 3)
Figura 3
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripción, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem. (Figura 4)
Figura 4
b) Buscar ítems por el campo Descripción:
Al hacer click en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los items que fueron dados de alta. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra de la descripción como filtro. (Figura 5)
Figura 5
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente el Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al dar de alta el ítem.
Bodegas: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples bodegas en "Configuración inventarios". (Figura 6)
Figura 6
 
-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem". (Figura 7)
Figura 7
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlace (Figura 8)

Figura 8
        Neto Gravado: Importe neto gravado por IVA
        Neto no Gravado: Importe neto no gravado por IVA
        Total IVA: Importe total de IVA. A la derecha figuran los importes por cada alícuota.
        Retención el la fuente: Para poder ingresar una Retención en la fuente, tiene que haber sido configurada en el módulo Empresa→Pestaña Datos Impositivos 

     •   Retenciones ICA : Para poder ingresar una Retención de ICA, tiene que haber sido configurada en el módulo Empresa→Pestaña Datos Impositivos 

IMPORTANTE 1: Se van a desplegar los municipios que hayan sido dadas de alta en el módulo Empresa→ pestaña Datos Impositivos

          Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el Estado de la factura: Aprobada (en cuyo caso la factura quedará registrada a crédito del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en dicho hasta que se pase al siguiente estado). Recuerde que para poder visualizar las facturas en estado borrador deberá ir a la pestaña de Resumen Proveedores.
           Finalmente presiona el botón "Guardar".

NOTA: Los conceptos no gravados en las facturas se cargan en un renglón aparte en la factura, que tenga Cantidad=1 (por lo menos) Precio Unitario= Importe no gravado e IVA=0. Ejemplo: (Figura 11)

Figura 1