Preguntas Asociadas a la Facturación en Colombia

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Last updated: Jun 28, 2016 by Mariano Rizzi (Unlicensed)
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¿Quien esta obligado a expedir factura?

El artículo 615 del estatuto tributario establece que para efectos fiscales, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyente o no contribuyentes de los impuestos administrados por la dirección de impuestos y aduanas nacionales.


¿Cuales son los requisitos con los que debe contar la factura de venta?

El articulo 617 del estatuto tributario establece que para efectos tributarios la factura debe tener los siguientes requisitos:

  • Estar denominada expresamente como factura de venta.
  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación.
  • El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.


¿Cuál es la diferencia entre la factura por computador y la factura de talonario o papel?.

La factura de talonario o de papel es aquella que reúne los requisitos establecidos por los artículos 617 y que además cuya numeración esta preimpresa por una imprenta autorizada. La factura por computador por otro lado además de cumplir con los requisitos señalados en el artculo 617 debe ser generada por un software que permita asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas.


¿Que se requiere para que se considere que una factura es expedida por computador?
Para que se considere que una factura es expedida por computador es necesario que se utilice este medio y que el software permita asociar la identificación del articulo o servicio a la tarifa del IVA correspondiente, en la que interactúen la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a las ventas; por cuanto sin se cumplen las exigencias normativas y no se utiliza un programa bajo los supuestos anteriores no puede considerarse como facturación expedida por computador, partiendo de este hecho Excel no es considerado un Software valido para emitir facturas de venta por computador. 

 

¿Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan?
Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, no están obligados a conservar una copia física de cada facturaque expidan. 


¿Si el contribuyente está facturando por computador, únicamente ajusta el software, o tiene que pedir la habilitación a la Dian, a través de una resolución?
Conforme con la Resolución Número 3878 de 28 de junio de 1.996, en su artículo 2.- Autorización de la numeración de las facturas. 
”Las personas o entidades obligadas a expedir factura deberán solicitar autorización de la numeración ante la División de Recaudación o la dependencia que haga su veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales correspondiente a su residencia o domicilio fiscal, cuando se expidan por medio de talonarios o por computador. Para este efecto, los interesados o sus apoderados deberán presentar la solicitud por intervalos de numeración consecutiva ante la Administración respectiva, ya sea personalmente o por correo certificado.”

 

¿Las entidades que emiten documento equivalente a la factura mediante computador, requiere solicitar autorización del software correspondiente?
Quienes estén obligados a expedir factura o documento equivalente no requieren autorización del software de facturación.  

 

¿Que documento debo presentar en caso tal de que se me solicite la validez del Software para emitir Factura por Computador?

Si bien quienes esten obligados a expedir factura no requieren autorización del Software para emitir factura por computador, se puede solicitar la validez del mismo, para lo cual sirven como prueba dos documentos:

 

Fuente DIAN