Al Contado (Ventas)
Para la carga de una factura de venta en Colppy, se debe ingresar al módulo Clientes, pestaña "Gestión de Clientes".
En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el cliente al cual se le desea cargar el comprobante (ya sea factura o nota de débito), y luego hacer click sobre el botón "Agregar Factura". A continuación se abrirá un menú con 4 opciones. Seleccionar "Contado". (Figura 1)
Figura 1
Esta pantalla se utiliza para registrar facturas que son canceladas al momento de la venta. (Figura 2)
Figura 2
...
-Opción 1: Cargar sólo la descripción de los items, aunque no estén creados en el inventario.
Para ingresar ítems que no fueron creados en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario, Porcentaje de Descuento y la porcentaje de IVA (se cargará por defecto el procentaje ingresado en la pestaña "Otra Información" del Cliente, si se definió la Cuenta de Ingresos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la venta (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Ingresos en la pestaña "Otra Información" del cliente).
...
NOTA: Las cuentas que se desplegarán para seleccionar en el campo Cuenta son las que tienen Tipo de Cuenta = "Ventas", "Otras Deudas", "Resultados Financieros", "Otros Ingresos y Egresos"
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IMPORTANTE: la Descripción tiene un límite de 100 caracteres, y a los 45 pasa al renglón de abajo. Si se desea incluir un texto más largo, se podrá incluir desde el Comentario del Ítem (globito celeste), que sale impreso debajo de la Descripción, pasa al renglón de abajo a los 45 caracteres y no tiene limitación. (Figura 3) 
Figura 3
-Opción 2: Cargar ítems que fueron creados en el inventario
La selección de ítems que fueron creados en el inventario se puede realizar de dos maneras:
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Al Contado (Ventas)
Para la carga de una factura de venta en Colppy, se debe ingresar al módulo Clientes, pestaña "Gestión de Clientes".
En primer lugar, se debe seleccionar en el listado de la izquierda, el cliente al cual se le desea cargar el comprobante (ya sea factura o nota de débito), y luego hacer click sobre el botón "Agregar Factura". A continuación se abrirá un menú con 4 opciones. Seleccionar "Contado". (Figura 1)
Figura 1
Esta pantalla se utiliza para registrar facturas que son canceladas al momento de la venta. (Figura 2)
Figura 2
Ya con la ventana abierta se puede comenzar a completar la información del comprobante:
• Fecha de factura (se podrá colocar manualmente o con la ayuda del calendario)
• Selección de la Resolución(Elegímos el Tipo de Comprobante)
• Ingreso del Nro. de Factura (4 dígitos para el prefijo y 8 para el número)
• Descripción del comprobante (en este caso de la venta efectuada)
• Items Factura: para ingresar los items facturados, hay 3 opciones:
-Opción 1: Cargar sólo la descripción de los items, aunque no estén creados en el inventario.
Para ingresar ítems que no fueron creados en el inventario, se debe ingresar el texto en el campo "Descripción" del ítem y luego detallar manualmente la Unidad de Medida, Cantidad, Precio Unitario, Porcentaje de Descuento y la porcentaje de IVA (se cargará por defecto el procentaje ingresado en la pestaña "Otra Información" del Cliente, si se definió la Cuenta de Ingresos; puede modificarse manualmente). Finalmente, hay que seleccionar la cuenta a la cual se va a imputar la venta (se cargará por defecto en el caso de haber definido la Cuenta de Ingresos en la pestaña "Otra Información" del cliente).
NOTA: Las cuentas que se desplegarán para seleccionar en el campo Cuenta son las que tienen Tipo de Cuenta = "Ventas", "Otras Deudas", "Resultados Financieros", "Otros Ingresos y Egresos" |
IMPORTANTE: la Descripción tiene un límite de 100 caracteres, y a los 45 pasa al renglón de abajo. Si se desea incluir un texto más largo, se podrá incluir desde el Comentario del Ítem (globito celeste), que sale impreso debajo de la Descripción, pasa al renglón de abajo a los 45 caracteres y no tiene limitación. (Figura 3) Figura 3 |
-Opción 2: Cargar ítems que fueron creados en el inventario
La selección de ítems que fueron creados en el inventario se puede realizar de dos maneras:
a) Buscar ítems por el campo Código:
Al hacer click en el campo Código, se abre un menú desplegable con los códigos de los items que hayan sido creados. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código como filtro. (Figura 4)
Figura 4
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripción, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al crear el ítem. Se podrá agregar un Porcentaje de Descuento. (Figura 5)
Figura 5
b) Buscar ítems por el campo Descripción:
Al hacer click en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los items que hayan sido creados. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra del código de la descripción como filtro. (Figura 46)
Figura 46
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente la Descripciónel Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al crear crear el ítem. Se podrá agregar un Porcentaje de Descuento. (Figura 5)
Figura 5
b) Buscar ítems por el campo Descripción:
Al hacer click en el campo Descripción, se abre un menú desplegable con las descripciones de los items que hayan sido creados. Para una búsqueda más ágil, se puede ingresar la primera letra de la descripción como filtro. (Figura 6)
Figura 6
Al seleccionar el ítem, se cargan automáticamente el Código, la Unidad de Medida, la Cantidad (puede modificarse manualmente), el Precio Unitario (puede modificarse manualmente), el IVA y la Cuenta. Estos datos se obtienen de la información que fue cargada al crear el ítem. Se podrá agregar un Porcentaje de Descuento.
•Depósito: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples depósitos en "Configuración inventarios". (Figura 7)
Figura 7
...
IMPORTANTE: se puede consultar la disponibilidad del ítem, una vez seleccionado, con click en la lupa: (Figura 8)
Figura 8
-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem". (Figura 9)
Figura 9
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlance referido a la creación de nuevos items. (Figura 10)
Figura 10
• Note que el cálculo de los impuestos es automático.
•Depósito: campo obligatorio a completar en caso de que se trate de un ítem definido como "producto" y que la empresa esté configurada para para administrar múltiples depósitos en "Configuración inventarios". (Figura 7)
Figura 7
IMPORTANTE: se puede consultar la disponibilidad del ítem, una vez seleccionado, con click en la lupa: (Figura 8) |
-Opción 3: Crear un nuevo ítem
Para crear un nuevo ítem, se debe desplegar el campo "Código" y seleccionar la opción "Crear nuevo ítem". (Figura 9)
Figura 9
A continuación, se va a abrir la siguiente pantalla, que debe completarse siguiendo las instrucciones explicadas en este enlance referido a la creación de nuevos items. (Figura 10)
Figura 10
• Note que el cálculo de los impuestos es automático.
Retencion en la fuenta: Si ya esta configurada en el modulo empresa , solapa datos impositivos, al momento de generar la factura van a poder registrar, luego al tildar y seleccionar te van a salir los diferentes descripciones a retener, debes seleccionar la base a retener y te va a calcular automatico dependiendo el monto de la factura.
Retención de ica: Si ya esta configurada en el modulo empresa , solapa datos impositivos, al momento de generar la factura van a poder registrar, de la misma manera se debe tildar y se te abrirra un cuadro para seleccionar el municipio y se debera completar el valor de la retención.
Retención de iva: Se debe colocar el valor de retención de iva.
Nota: Recuerda que para que aparezca las diferentes retenciones debe estar configurada en el modulo empresa, pestaña datos impositivos.
Adicionalmente, en la parte inferior de la pantalla, se encuentra el sector destinado para la carga del Cobro de la factura, con el título "Medios de Pago". Los campos a completar son: - Medio de Pago: Puede ser Efectivo, Transferencia, Cheque Recibido Común, Cheque Recibido Diferido, Tarjeta. (Figura 11)
Figura 11
- Destino de Fondo: Seleccionar la cuenta de Tesorería correspondiente (por ejemplo Banco Citi, Caja en Pesos, Tarjeta VISA,) En caso de recibir cheques, el destino de fondos será la cuenta definida en "Empresa→ Tesorería" para Valores a Depositar.
- Banco, Número de Cheque y Fecha de Pago: para los casos que lo requieran (por ejemplo cobro con cheque)
- Importe
Para que el sistema admita la registración de la "factura contado", es necesario que el campo Total Factura sea igual a Total Cobrado.
Una vez terminada la carga se podrá seleccionar el ESTADO de la factura: "Cobrada" (en cuyo caso la factura quedará registrada en la cuenta corriente del proveedor) o Borrador (el documento quedará guardado en dicho hasta que se pase al siguiente estado).
Finalmente presiona el botón "Guardar". Recuerde que para poder visualizar las facturas en estado borrador deberá ir a la solapa "Resumen Clientes".
Tambien se pueden registrar las diferentes retenciones: