2) Cargar Saldos Iniciales

Es un paso muy delicado por lo que recomendamos que te asesores y apoyes con tu Contador. Nadie mejor que él, que conoce tu negocio, puede ayudarte para reflejar el estado inicial de tu situación patrimonial.

Puedes ver como se genera en este video.

En caso de que quieras comenzar por tu cuenta, aquí van algunos consejos.

A) Definí una fecha de inicio de registraciones en Colppy. Esto te va a permitir tener un momento cierto a partir del cual TODAS tus operaciones se reflejan en Colppy. Para que la información acumulada que te brinda la plataforma sea correcta, es necesario cargar los saldos iniciales de las cuentas de tu empresa a esa fecha.

B) ¡Si tu empresa presentó estados contables recientemente, todo es mucho más simple! Utilizá la fecha de esos estados contables como fecha carga de saldos iniciales y registrá los saldos del Balance en las cuentas de tu Plan de Cuentas con un Asiento de Diario.

C) Si tu empresa NO presentó Estados Contables recientemente, podés generar un Asiento de Diario con fecha del último día anterior a la fecha que definiste en el paso "A".

¿Por que es necesario que sea con un asiento y no puede sólo ingresarse el saldo en las cuentas que necesito? Al ingresar los saldos iniciales, estás registrando una situación patrimonial inicial en Colppy. La situación patrimonial de una empresa (o de una persona física) incluye tanto los activos (Fondos, bienes, créditos, etc) como las deudas, el capital invertido o ganancias reinvertidas que financian dichos activos.

Es muy recomendable, crear en tu plan de cuentas una cuenta llamada Saldos Iniciales, en la cual se irán registrando las contrapartidas de los saldos de inicio que vas identificando. Por ejemplo:

"Quiero cargar los saldos iniciales de mis Cajas y Bancos para poder comenzar a registrar los movimientos y que el saldo de mis cuentas de tesorería sea razonable, o sea similar al del extracto bancario."

En este caso, suponiendo una fecha de inicio 01/01/2013 podemos registrar el siguiente asiento:

Figura 1

Una vez identificados TODOS los saldos que componen la situación de tu empresa a la fecha de inicio, el valor de la cuenta Saldos Iniciales debería ser 0 (Cero).

Registro de saldos iniciales en las cuentas de Proveedores y clientes.

Si tus saldos iniciales incluyen deudas con Proveedores, o importes adeudados de Clientes, te recomendamos registrarlos a través del módulo de Proveedores o Clientes como un comprobante (Por ej. Factura) imputando en los ítems del documento la cuenta Saldos Iniciales. También se podrá importar estas facturas, primero dando de alta los clientes o proveedores. Por ejemplo:

"A la fecha de inicio (supongamos 01/01/2013) le debía $20.000,- al Proveedor A y el vencimiento para el pago es el día 15/02/2013".

Así sería la factura de compra (Figura 2):

Figura 2

Con la creación de este documento estarás registrando correctamente el saldo inicial del proveedor.

IMPORTANTE: El alta de los saldos iniciales de Clientes y Proveedores se genera a través de un comprobante (factura), porque es la manera de mantener la integridad de la información de los módulos, ya que se manejan enteramente a través de comprobantes. Es por eso que no admiten asientos al diario general. Por otra parte permite gestionar esos saldos iniciales por ejemplo: obteniendo reporte de vencimientos o aplicando pagos o cobros a esos saldos. Si emiten facturas electrónicas a través de Colppy deben utilizar un punto de venta distinto al de tu talonario electrónico para registrar sus saldos iniciales de clientes y proveedores.

Registro de saldos iniciales de valores en cartera

Si tus saldos iniciales incluyen Valores, como por ejemplo Cheques de Terceros, te recomendamos registrarlos a través del módulo Tesorería como un comprobante de Otros Cobros, imputando el mismo a la cuenta Saldos iniciales.

Así sería la registración suponiendo una fecha de inicio el 01/01/2013 (Figura 3):

Figura 3

Sistema Ayuda Colppy