Facturas de Venta 

Esta funcionalidad permite incorporar de forma masiva facturas de Venta a Colppy.

Para acceder se debes ir al modulo de clientes pestaña gestión de clientes y luego  hacer click sobre el botón "Importar Facturas" (Figura 1)

Figura 1.

Una vez que se hace click en Importar Facturas, se abre una ventana con las instrucciones para realizar la importación. Los pasos a seguir son los siguientes: (Figura 2)

Figura 2.

PASO 1: DESCARGAR EL ARCHIVO MODELO EN FORMATO EXCEL

Para descargar el archivo modelo con los títulos de las columnas que Colppy necesita para importar sus datos de Facturas se debe hacer click sobre el link "Descargar archivo Modelo". (Figura 3)

Figura 3.

Automáticamente, se abrirá en el Excel la planilla con el modelo de importación: (Figura 4)

Figura 4.

PASO 2: COPIAR LOS DATOS DE LAS FACTURAS EN LA PLANILLA

En este paso se deben copiar y pegar, o ingresar manualmente los datos de las Facturas que se desean importar en la planilla de Excel descargada en el Paso 1. Es importante que los datos que se copian coincidan con los títulos de las columnas previstas en el archivo modelo. (Figura 5)

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Figura 5.

Los campos a completar son los siguientes:

• Comprobante: Ingresar las siglas del comprobante que se desea importar.  FAV=Factura Cuenta Corriente;  NCV=Nota de Crédito;  NDV=Nota de Débito; FVC=Factura Contado. Campo Obligatorio.

• NIT: Se debe ingresar, campo obligatorio (salvo que se complete la Razón Social) Formato 000.000.000

• Cliente: Ingresar la Razón Social del cliente tal como está ingresada en Colppy, si se ingresa el NIT este campo no es necesario completarlo.

• Prefijo: Campo No obligatorio Máximo 4 dígitos

• nroFactura: Se ingresa con el formato 00000000. Campo Obligatorio.

• Fecha Factura: Fecha de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio.

• Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura en formato dd-mm-aaaa. Campo obligatorio

• Descripción de la Venta: Ingresar la descripción del concepto de la factura. Campo Obligatorio.

• Total Factura: Ingresar el importe total de la factura en formato numérico con 2 decimales. Debe ser igual a la sumatoria de los importes ingresados en los campos IVA 5%, IVA 16%, , Neto Gravado $, No Gravado $. Campo Obligatorio.

• IVA 5%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo no obligatorio.

• IVA 16%: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales, se  puede ingresar el valor de IVA 19% en el campo iva16% Campo no obligatorio.

• Neto Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo obligatorio en caso de haber ingresado valores en alguno de los campos IVA 5%, IVA 16% o IVA 19%. No debe completarse si no hay valores en IVA 5%, IVA 16% ni IVA 19%.

• No Gravado: Ingresar el importe en formato numérico con 2 decimales. Campo opcional.

• Cuenta Ingreso: Ingresar el código de cuenta contable de ingreso en la cual se desea imputar la venta. Campo obligatorio.

• Medio de Cobro: Ingresar el código de cuenta contable en la cual se desea imputar el cobro de la factura en caso de que se trate de una Factura de Venta Contado. Debe tratarse de una cuenta vinculada en el módulo de tesorería a alguna Caja, Banco o Tarjeta. Campo obligatorio de tratarse de Comprobante FVC.

PASO 3: "GUARDAR COMO" ARCHIVO .CSV (DELIMITADO POR COMAS)

Una vez completado el archivo modelo con los datos, se debe cambiar su formato a ".csv (delimitado por comas). (Figura 6)

Figura 6.

Para esto es necesario seleccionar "Guardar Como" en su Excel y cambiar el Tipo de archivo a CSV (delimitado por comas). (Figura 7)

Figura 7.

IMPORTANTE:  Verificar con un editor de texto o bloc de notas que el archivo esté generado con separación de datos entre puntos y comas " ; " . No funcionará la importación de la separación de datos es a través de comas " , " .  Sólo se puede realizar la conversión con Microsoft Excel, no funciona si es generado con otras planillas de cálculo ni con Open Office. Importar de a 100 registros como máximo Verificar que la configuración regional del equipo tenga definido la coma " , " para separador de decimales y el punto " . " para separador de miles. (Figura 8) Open Figura 8

PASO 4: IMPORTAR EL ARCHIVO .CSV GENERADO

Seleccionar en el archivo .csv generado desde el lugar donde ha sido guardado. (Figuras 9 y 10)

Figura 9.

Figura 10

Al hacer click en "Importar" se realizará el proceso de importación de los datos. (Figura 11)

Figura 11

PASO 5: RESULTADOS DE LA IMPORTACIÓN

Va a llegar un email al correo del usuario con los resultados de la importación de facturas de clientes (en la importación de facturas de proveedores, los resultados se ven en el momento).

El proceso de importación realiza una serie de validaciones respecto de los datos que se desean importar tendientes a:

• Evitar duplicaciones con Facturas ya existentes en Colppy.

• Controlar que los clientes de las facturas a importar estén ingresados en Colppy.

• Controlar los formatos de los datos.

• Verificar los que los importes sean consistentes.

• Verificar que las cuentas contables existan en el plan de cuentas de la empresa en Colppy.

Si el proceso es exitoso, significa que se te enviara un correo al usuario con el que ingresaron si tuvo errores o se genero correctamente. . (Figura 12)

Figura 12

Haciendo click en el correo enviado van a poder  "Ver Errores detectados" de obtiene en el mismo archivo con los motivos de los errores detectados en la columna "Observaciones". (Figura 14)

Figura 14

Los registros que no aparezcan en el archivo de errores, ya fueron importados de manera satisfactoria.Los registros que contienen errores pueden ser corregidos, y con ese mismo archivo, se puede volver a realizar el proceso de importación desde el paso 3.